為在加快數字檔案館建設進度的同時保證進館檔案數字化質量，歷下區(qū)檔案局主動為立檔單位提供“定制服務”，即甄選資質、信譽、技術、服務等方面都比較優(yōu)秀的公司推薦給各單位，只需一個電話，就有專業(yè)人員攜帶設備上門服務；檔案數字化加工過程由公司專人負責、雙人校對輸入，收費標準則由雙方根據加工數量等協(xié)商確定，區(qū)檔案局不收取任何費用。“定制服務”不僅有效解決了各單位開展檔案數字化最感頭痛的技術、設備等實際問題，而且加工完成的數據質量符合全區(qū)統(tǒng)一要求，在各單位檔案移交進館的同時，全文數據可以同步導入數字檔案館數據庫并投入使用，實現了無縫對接。如果在隨后的使用中發(fā)現數據錯誤或遺漏，也比較方便修改和更新。
這一做法推行以來，已有區(qū)政府辦公室、區(qū)政協(xié)等部門通過“定制服務”順利開展進館檔案全文數字化，完成各類文書檔案、專業(yè)檔案共1700余萬頁的數字化掃描。